FRC’de “Judge Advisor” Olmak – Bölüm 2

“FRC’de “Judge Advisor” Olmak – Bölüm 1” başlıklı ilk yazımda, sizlere etkinlik öncesi dönemin en yoğun süreci olan “Recruitment” (işe alım) dönemini özetlemiştim. Bu yazımda etkinlikten hemen önce yapılması gereken detaylardan bahsettikten sonra yarışma günlerine geçeceğim.

 

Nerede kalmıştık?

%50’si veteran, %50’si rookie jürilerden oluşan panelimizi oluşturduk. Takım sayısına göre jüri sayımızı belirledik. First’ün belirlediği jüri sayısı 25-35 aralığında; ancak bizim yarışmada durum biraz daha farklı. Amerika’da bu yarışmayı bilmeyen neredeyse kimse yokken, ülkemizde yeni yeni tanınan FRC’nin tanıtım adımlarından biri olarak görüyoruz jüri alımını. Jüri olarak aramıza katılan profesyonellerin, yarışmanın ruhunu gözlemleyebilecekleri en yakın pozisyonlardan biri de “jürilik” çünkü. Bu sebeple, jüri alımlarımız bir yandan daha çok ve farklı kurumsal şirkete dokunmamızı da sağlıyor. Her ne kadar bu, JA ekibinin işini zorlaştırsa da, etkinliğin yayılması ve daha yakından anlaşılabilmesi için önerilen maximum jüri sayısını fazlasıyla aşıp iki yarışma için toplamda 80 civarında jüriyle çalışmamızın sebebi.

Etkinliğe 1 ay kala tüm listeyi, etkinlik kitapçığındaki jüri tanıtım sayfaları için komiteye teslim ediyoruz. 1 hafta kala ise komite başkanı ile toplanıp programlamayı bitiriyoruz. Jüri üyelerimizin ihtiyacı olan tüm program detaylarını ve kendi hazırlıklarımız için gerekli bilgileri içeren bir takım formları yine bu hafta gönderiyoruz (Araç plakaları, yemek seçimleri ve alerjenleri vs).

Yazımın 1. bölümünde bahsettiğim gibi, bu süreçler elle değil, Gül Sena‘nın yazdığı sistem üzerinden kişiye özel e-postalarla ilerliyor. Gül Sena, Koç Üniversitesi 2. sınıf öğrencisi. 21 yaşında… 2016 senesinde jüri olduğum sene tanıştığımda, onunla ailem ve en yakın arkadaşlarımdan çok daha fazla diyalogda olacağımı düşünmemiştim. Ayşe’den bana JA pozisyonu teklifi geldiğinde, ancak Gül Sena ile birlikte bu sorumluluğun altına girebileceğimi belirtmiştim. İş takibi, sorumluluk bilinci, disiplini, ketumluğu (bu özellik bizim pozisyonumuz için çok önemli), tatlı sert üslubu ile jüri odasının vazgeçilmezidir. FRC’nin önem verdiği kurallardan biri de JA pozisyonundaki kişinin 30 yaş ve üstü profesyonellerden seçilmesidir. Önceki sezonlarda “JA Assistant” olarak atanan Gül Sena, 2019 sezonunda 30 yaş altı bu pozisyona atanmaya hak kazanan dünyadaki ilk JA’dir.

Fazlasıyla tartıştığım, sık sık fikir ayrılıklarına düştüğüm; bir yandan çok da iyi anlaştığım, sezgilerine ve öngörülerine çok güvendiğim ve gülüp eğlendiğim, yarı yaşımda olan bu sevgili iş arkadaşım ve dostumun sadece jüri odasını değil, beni ve tüm ekibi de çok beslediğini, ülkemiz eğitim sistemi için büyük katkıları olan FRC’ye bu genç yaşında önemli bir değer kattığını söylemeden geçemeyeceğim.

 

Ve yükleme günü…

Takımlar gelmeden önce saha kurulumunun yapıldığı gün, aynı zamanda jüri odasının hazırlanma günüdür. Ekip içerisinde sık sık dalga konusu olan masa örtüsü takıntım sebebiyle her sene yenilenen ya da özenle temizletilen masa örtülerimiz hazırsa benden mutlusu olmaz?. Sonrasında farklı jüri gruplarına, pozisyonuna göre hazırladığımız içeriklerden oluşan dosyaları ve jürilerin ihtiyaç duyacakları malzemelerden oluşan paketlerini hazırlayıp masa düzenini tamamlarız. Tek cümleyle geçtiğim bu süreç neredeyse 1 tam günümüzü alır. İki sezondur JA Assistant’ımız olan iletişim gücü ve yetenekleriyle ileride çok başarılı olacağından emin olduğum Yiğitcan’ın, geçmiş yarışmalarda jüri olmuş, son yarışmada bize tam desteğiyle yanımızda olan Elif’in, yine bu sene aramıza katılarak her işimize koşturan Gamze ve İdil’in yardımları sayesinde hazırlık sürecimizi tamamlarız.

Jürilerimizin aramıza katıldığı ilk gün “Eğitim Günü”dür. Eğitim sonrasında, takımlara aşina olmaları adına pit alanını gezerler, öğrencilerle tanışırlar. Resmi mülakatlar bu ilk gün başlamaz. Ertesi gün 7.30 itibariyle aramızda olacak jürilerimizi saat 17:00 civarında azat ederiz.

 

Jüri odasında olan jüri odasında kalır

İlk günün sabahında, kısa konuşmaların olduğu açılış seremonisi yapılır. Sahanın önünde dizili koltuklarda yerlerini alan jüriler, takımlara ve seyircilere takdim edilirler. Bu kısa seremoniden sonra jüri odasına geri dönülür ve yarışma başlar.

Jüri odasında sosyal ve teknik jüriler bulunur. Çeşitli gruplara ayrılan jüriler 2 gün boyunca, belli zaman aralıklarında pit alanına giderek yapacakları mülakatlara, seremoni sonrası başlarlar. Bu esnada Chairman’s Award ve Dean’s List jürileri iki ayrı odada gün boyu sürecek olan mülakatları için saat 9:00 itibariyle hazır bulunurlar. Jüri odasında olanlar jüri odasında kalmak zorunda olduğu için sizlere ödüllerin belirlenmesi süreciyle ve o odada neler olduğuyla ilgili bilgi veremeyeceğim.

Ancak şunu söyleyebilirim ki, bu hiç de kolay bir 3 gün değil jüriler için… Tartışmaların sıkça yaşandığı, fikir ayrılıklarının fazlasıyla olduğu, herkes hemfikir olana kadar her ödülün üzerinden tek tek geçildiği bir süreç yaşanır jüri odasında. Takımların hangi şartlarda bu yarışmaya katıldıkları ve “zorlu hazırlık hikayeleri” bir tarafa bırakılarak duygulardan mümkün olduğunca sıyrılmış, adil ve objektif olarak belirlenen ödül listesi, yarışmanın son gününün sabahında bizlere teslim edilir.

 

Ve ödüller…

Yarışmanın son günü tüm ödüllerle ilgili hemfikir olan jürilerden son beklentimiz, her ödül için gerekçelerini içeren birer yazı yazmalarıdır. En geç saat 13:00’a kadar bizlere teslim edilmesi gereken bu yazıları sunuma hazır hale getirip komiteye teslim ettikten sonra, ödül seremonisi için kalan vaktimizde fiziksel ödülleri hazırlar, MC ile son görüşmelerimizi yaparız. Şanslıysak ve herhangi bir sorun çıkmamışsa sahada jürilerle birlikte final maçlarını izleriz.

Final maçlarından hemen sonra ödül seremonisi başlar. Ödülü açıklanan okul, tribünlerden koşarak gelir, her bir jüri üyesine “high five” yaparak, yerine geçer. Bu sırada duygular şelale, gözyaşları sel olur. Özellikle en son verilen Chairman’s Award ödülü açıklanırken yaşanan atmosfere şahit olunca neden bu işin bir parçası olduğunuzu bir kez daha teyit edersiniz.

JA olmak, ciddi bir mesai gerektirir. Yoğun iş temponuzdan ayırdığınız vakti mecburi olarak gece yarılarına kadar taşıdığınız, en ufak bir hataya bile mahal vermemek zorunda olduğunuz gönüllü bir pozisyondur. Jüriye davet edeceğiniz insanlarla hem etkinlik öncesinde hem de etkinlik sırasında iletişimi doğru kurabilmek bence bu pozisyondaki kişinin dikkat etmesi gereken en kilit noktadır. Çok yoğun bir programın içine girecek olan jürilerimizi organizasyonda çıkabilecek potansiyel aksaklıklarla da yormamak adına mekana girdikleri andan itibaren, çıkışlarına kadar her şeyin saati saatine planlanmış olması gerekir.

Doğru ekip arkadaşı, doğru iş paylaşımı ve planlamayla organizasyondaki aksaklıkları minimuma hatta sıfıra indirmek mümkündür. 15 senelik bir etkinlikçi olarak şunu söyleyebilirim ki, yüzlerce etkinlik yapmış da olsan, o gün çıkacak sorun, senin profesyonel hayatın boyunca ilk defa karşılaştığın bir sorun olabilir. Kriz çözüm noktasında yine sakin kalabilen bir kişilikte olursanız, krizi çözer hatta faydaya çevirebilirsiniz. Akışkan bir organizasyonun yanı sıra jürilerinize maksimum konfor alanını da sunabilirseniz bu 3 günün onlar için çok daha keyif verici olmasını sağlayabilirsiniz.

 

Jüri odasındaki atmosfer

Jüri odasındaki atmosferi Gezi’ye benzetiyorum. Herkesin egosunu törpüleyip geldiği, tüm tartışmaların nezaketle ilerlediği, sizin pozisyonunuzun doğru algılandığı bir ortamdır jüri odası. Havada hep bir minnet duygusu asılıdır. Vakfa… Çocuklara ve hayallerine… Bu uğurda herkesin elini taşın altına koyabilmesine…

Yepyeni ve ömürlük dostluklar çıktı jüri odasından. Birçok başarı hikâyesine onlarla birlikte ortak olduk. İşlerini, hasta olmalarını, önceden yapılmış programlarını bir tarafa bırakıp koşa koşa yeniden geldiler. Yeni hikayeler yazdık, yazılanlara şahit olduk. Yarışma sonrasında dönem dönem buluşup “FRC’yi nasıl daha iyiye taşıyabiliriz?” diye kafa patlattık.

Bana çok şey öğreten, öğretmeye devam eden, kendime dair fark etmediğim pek çok tarafımı görmemi sağlayan, bu ülke gençleri ve eğitim sistemine fayda verdiğimi hissettiren, hayatıma muhteşem insanların girmesini sağlayan FRC’ye ve bu sayede tanıştığım, başta yarışmaya katılan muhteşem gençlere, Fikret Yüksel Vakfı yönetici ve çalışanlarına, mentorlara, jürideki sevgili arkadaşlarım ve hocalarıma; çalışanlarını bu projede gönüllü olmaya yönlendirecek ve 1 tam hafta FRC’de bulunmalarını destekleyecek duyarlılığa ve vizyona sahip olan Artistanbul’a bu yazı vesilesiyle teşekkür ederim.