Home Office Öyle Olmaz Böyle Olur!

Corona hızla yayılmaya devam ederken, birçok firmanın hasta çalışanlarının işe gelmesini istememesinin yanı sıra ofislerini tamamen kapatan firmalar da var. Elbette hayatın devam etmesi gerektiğini de göz önünde bulundurunca işlerin devam etmesi gerekiyor. Fabrikada el işçiliğinde çalışmıyorsanız, aslında bilgisayarınız olan her yer sizin çalışma ortamınız olabilir. Bu noktada en sağlıklı çözüm de home office!

Yaklaşık 2 yıldır Artistanbul’da haftada 1 gün home office, yani evden çalışma yapıyoruz. Her birim kendine bir gün seçti ve ona göre ofise gelmeden dışarıdan (genelde evden) çalışıyor. Corona konusu ilk açıldığında, bunu haftada 2 güne çıkarmayı planlarken önce ofiste sadece 2 kişinin kalacağı şekilde bir plan yaptık ve kalanı home office çalıştı. Sonrasındaysa sevgili kedimiz Yaz Gülü’nü ofisten bir arkadaşımızın evine tatile göndererek ofisi tamamen kapattık ve herkes evden çalışmaya başladı. Teknoloji ağırlıklı bir firma olduğumuzdan dolayı bazı süreçler kolay atlatılsa da bazı şeylerde hâlâ sıkıntı yaşayabiliyoruz.

Türkiye’de ne kadar şirket ofisini kapatıp uzaktan çalışma şekline geçti bilmem ama tecrübelerimizi paylaşarak bu yönde adım atmayı düşünenlere yardımcı olmak isterim.

 

Önce iletişim

Akdeniz insanı olduğumuz için sıcak ve samimi iletişimi tercih ediyoruz. Çalışırken de bazı şeyleri mail atmak yerine kişinin yanına giderek çözmeyi tercih edersiniz sanırım! Uzaktan çalışma için de öncelikle doğru bir iletişim akışı sağlamalısınız.

E-posta gönderirken tüm ilgili kişileri ve grupları eklediğinizden emin olmanız gerekiyor öncelikle. Ne kadar çok yazılı iletişim kurarsanız o kadar sağlıklı bir akış sağlarsınız. Konuyla ilgisi olan herkesi ekleyerek takip edilmesini de kolaylaştırırsınız ya da en azından fikirlerinin olmasını sağlarsınız. CC nedir BCC nedir diye anlatmayayım burada, bilin canım o kadarını da!

Anlık iletişim için ya da bir konumun toplu tartışılması için de WhatsApp gibi araçlar yerine arşiv de tutabilecek ve size farklı şekillerde de teknolojik fayda sağlayabilecek anlık mesajlaşma çözümlerine yönelmeniz gerekiyor. Biz Slack kullanıyoruz bunun için. Ekip ve proje bazlı gruplarla da toplu tartışmaları hem diğerlerini rahatsız etmeyecek şekilde yapabiliyoruz hem de daha sonra isteyen geçmişe bakarak konu hakkında bilgi sahibi olabiliyor. Ayrıca ihtiyaçlarımıza göre botlar yazarak (O gün kedinin kumunu kimin temizleyeceği otomatik olarak geliyor mesela) ya da Google Drive, Takvim, GitHub/GitLab, Redmine/Jira gibi araçlarla entegre ederek bazı işlerimizi kolayca Slack üzerinden de yürütebiliyoruz. Remote çalışma konusunda ileri seviyede olan bir Silikon Vadisi firmasında çalışan arkadaşımız “Yan yana otursak bile Slack üzerinden yazışıyoruz, çünkü konunun bir diğer ilgilisi 3 eyalet ötedeyken, bir başkası 7 saat dilimi geride.” demişti.

 

Görüntülü görüşme gerektiğinde

Zaman zaman görüntülü görüşmeler de yapmanız gerekecektir. Bunun için Skype kullanabileceğiniz gibi Google Meet’i de kullanabilirsiniz. Örneğin haftalık toplantılarınızı, ofiste olmayan arkadaşlarınız varsa bu şekilde yapabilirsiniz. İlk iş görüşmelerini de video görüşme ile yapıyoruz ki kriterlerimize uymayabilecek birisini işten izin almaya ya da şehrin öbür tarafından gelmeye zorlamayalım.

Biz genelde hiçbir kayıt gerektirmediği için Meet’i tercih ediyoruz. Daha doğrusu ediyorduk. Son dönemde, aslında uzaktan eğitim sistemleriyle ilgili araştırmalarımızla hayatımıza giren BigBlueButton sayesinde haftalık ekip toplantılarını ve departman toplantılarını daha etkili bir şekilde yapabiliyoruz. Özellikle eğitmenlerin ve öğretmenlerin kullanılması için hazırlanmış bu sistemde beyaz tahta üzerinde ortak çizim yapılabiliyor, sunum paylaşılabiliyor ve hatta küçük anketlerle o hafta blog yazısının kimin hazırlayacağı oylanabiliyor! İş planını haftalık hazırladığımız toplantılarda tarayıcımdan görev takip sistemimizin bulunduğu bir sekmeyi paylaşırken, videoda kim ne yapıyor bakabiliyorum. BigBlueButton hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, bize ulaşabilirsiniz.

 

İş planı, takibi ve kontrolü

Çalışan kişiler yan yana olmadığı için kağıt kalem ile çalışmayı unutun! Yazdığınız ve çalıştığınız her şeyi mutlaka dijital ortamda da, tüm çalışanların ya da ilgili çalışanların ulaşabileceği yerlerde barındırmanız gerekiyor. Sizin kendi evinizdeki deftere aldığınız bir notun takım arkadaşlarınıza hiçbir katkısı olmaz.

Biz öncelikle her şeyi Google Drive üzerindeki kişisel alanlarımızda tutuyoruz. Böylece şirketteki herhangi biri de gizli olarak paylaşmadığım her şeyi rahatlıkla bulunabiliyor. Metin, görsel, sunu ve tablo içeriklerimizi bu alanlarda oluşturmamız, üzerinde ortak çalışma yapmamıza da olanak sağlıyor. Bunun bir diğer güzel faydası, herhangi birinin bilgisayarı bozulduğunda bir veri kaybı olmuyor. Arduino ile çalışırken anakartı yakan, çalışırken bilgisayarın üzerine kahve dökerek bozan arkadaşınız kesin olmuştur, çünkü bizim oldu!

Aslında bunu yazmaya bile gerek duymuyordum ama sene olmuş 2020, e-posta ya da harici bellekle kod ileten yoktur artık herhalde! GitLab ya da GitHub üzerinde projenizin kodunu rahatlıkla işleyip, ekip arkadaşlarınızın da ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

Güvenlikle ilgili kullandığımız bir uygulama da Bitwarden. Açık kaynak bir parola yöneticisi olan bu uygulama sayesinde sistemlerin güvenliği için karmaşık parolalar belirleyebiliyor ve ekip içerisinde bunların paylaşımını sağlayabiliyoruz. Yıllar önce açılmış ve açan kişinin de işten ayrıldığı bir sisteme nasıl gireceğiz diye kimse bakınmak istemez, bu olmasın diye de parolaları güvensiz bir yere kaydetmek istemez!

 

Her şey kayıt altında

Bir metnin hazırlanmasından güncellemenin canlıya alınmasına, hatta kedinin kumunun değiştirilmesine kadar tüm işleri bir görev takip sistemi üzerinden takip ediyoruz. Bunun için Redmine kullanıyoruz. Satın aldığımız eklentiler ile de daha fazla özelliğe ulaşabiliyoruz. Gantt şemalarından Agile Board’a kadar iş takibini kolaylaştıran güzel bir yapılanmamız da var. “Pics or it didn’t happened” deyimini “Görev numarası yoksa iş de yok” olarak çevirdik desem yanlış olmaz. Bu sistemle kimin, neyi, ne zaman, nasıl yaptığını ve yapacağını rahatlıkla takip/kontrol edebilirsiniz.

Bu arada elbette ki takibi kolaylaştırmak ve sonra aynı işi yapacak kişilere yardımcı olabilmek için tüm işleri dokümante ediyoruz. Bunun için de Drive üzerinde oluşturulan dosyaların yanı sıra Redmine içindeki wiki bölümlerini de kullanıyoruz. Herkes home office olduğundan, tüm dokümanların herkesin ulaşabileceği ortak bir alanda durması tercih edilmeli.

Görev atama, tartışma, yorum yapma için her birim cuma günleri kendi iç toplantısını yapıyor. Bunun dışında haftalık genel toplantımızı da pazartesi günleri yapıyoruz ve ofisteki genel işleri tartışıyoruz. 20 kişiye kadar bu işi rahatlıkla yapabilirsiniz, çok kalabalık gruplarda da tartışma konularını önceden bir dokümanda biriktirmeniz ve bunların üzerinden gitmeniz işinizi kolaylaştıracaktır. Bunun dışında özellikle tüm ekibin farklı yerlerde çalıştığı durumlarda günlük görüşmeler de yapabilirsiniz. Tüm ekip home office çalışmaya geçtiğinde bunu yapmaya biz de başladık.

 

Home office her zaman gül pembe değil!

Her ne kadar çoğu şeye online çözüm olsa da hayat o kadar basit değil. Öncelikle sosyalleşmenin temel bir ihtiyaç olduğunu gözden kaçırmamak gerekiyor. Sürekli kapalı bir ortamda yalnız oturan kişinin bir süre sonra motivasyonunu ve heyecanını kaybedeceğini unutmamalısınız. Bir süre sonra işi sahiplenme oranı da düşeceğinden iş yapmayı tamamen de bırakabilir. Olabildiğince çok iletişime geçmek bir nebze de olsa çalışanı rahatlatacaktır.

Teknolojik yetersizlikler de bu konuda etkileyici olacaktır. Ofise en hızlı interneti bağlamış olsanız da herkesin kendi evinde bu olanak olmayabilir. Ya da yazılımcılar için aldığınız büyük ek monitörler evlerinde olmayacağı için zorlanabilirler. Hatta kişilere dizüstü bilgisayar sağlamıyorsanız, evlerindeki yavaş bilgisayarlarda zorlanabilirler ve hatta bilgisayarları olmadığı için iş yapamayabilirler de. Doğruyu söyleyeyim, bizim yazılım ekibi ofiste çalıştığımız son günün akşamı monitörlerini kucaklayıp götürdüler, yoksa evde çalışırken çok zorlanacaklarına emindim :).

Evdeki çalışma ortamı ofisteki gibi rahat olmayabilir. Bir arkadaşımız evde annesinin iş yaptığına asla inanmadığını ve zorla temizlik yaptırmaya çalıştığını söylemişti. Yeni doğmuş bir bebek sebebiyle evde çalışmak istemeyen bir yazılımcımız da oldu. Bunları yakınlarındaki ya da rahat hissettikleri bir cafeye gitmeleri konusunda teşvik etsek de ofise gelmelerini yasaklayamamıştık :). Şu an Corona sebebiyle böyle bir seçenek de olmadığı için evdekilere durumu anlatmak maalesef ki zorunluluk oldu. Aslında günlerdir televizyonlarda uzaktan eğitim ve home office tartışılmaya başlandığı için bu artık biraz daha kolay olabilir.

 

 

Daha sağlıklı günler için

Bizim ofisimize gelen bilir, çay/kahve konusunda seçeneğimiz gerçekten çoktur. Evde bunları bulamamak, kahve içmeden çalışamayanlar için problem olabilir. Işıklandırmasından havalandırmasına kadar da birçok sıkıntı çıkaracak ve konsantrasyonu bozabilecek şey olabilir. Ev ortamını çalışmaya uygun hale getirmek için ne lazımsa yapmak gerekiyor. Psikolojik destek de isterseniz bana ulaşabilirsiniz :).

Her ne kadar artıları eksileri arasında kalıp şimdiye kadar home office, remote, freelance çalışma biçimlerine geçmemiş olsanız da bu noktada zorunda kalabilirdiniz. Şirketinizin iş akışlarını buna göre değiştirmek için ne kadar hızlı harekete geçerseniz o kadar rahat bir sistem oturtursunuz. Bunu yaparken çalışanlardan geribildirim almayı da unutmayın ki, onların iş yapışını engelleyecek değişiklikleri geri almak için uğraşmayın! Hayalim yakın bir zamanda ilk remote çalışanımızı işe almak ve Corona sonrası süreçte home office günlerini artırmak olsa da, sağlıklı günlerde tekrar ofiste toplanıp gülüp eğlenmek, doğum günlerini hep beraber kutlamak şu an tek isteğim!

 

PS: Önceden kendi sayfamda yayınladığım bu yazının geliştirilmesi için desteklerini esirgemeyen yazılım ekibine teşekkür ederim. Evde de olsanız, sadece klavyeye de dokunsanız, ellerinizi sık sık yıkamayı unutmayın!