Uzaktan Çalışma Döneminde Şirkete Alışma

Uzaktan çalışma ile ilgili yazı dizimin nihayet ikinci adımına geldim. Bu yazıda uzaktan çalışırken şirkete alışma ve kurum kültürünü öğrenme adımlarına değineceğim.

Dün gece bir rüya gördüm. Hatırlayamadığım bir sebepten dolayı bir iş yerine gidiyorum, olaylar gelişiyor ve beni işe alıyorlar. Patron gittikten sonra izlediğim rüya bitiyor ve kendi kendime çabaladığım bir rüya haline geliyor. Hangi pozisyon için işe aldılar, ne kadar maaşta anlaştık, nerede oturacağım, ne zaman geleceğim… Hiçbir şeyden haberim yok ve bunları çözmeye çalışıyorum. Sonunda boş bulduğum bir bilgisayar başına oturdum ama ne e-posta adresim var, ne internete bağlanabiliyorum. Hepsinden öte bilgisayarda Windows 95 var! O hengâmede yanımda yardımcı olmaya çalışan iki kişi var ama onlar da çok bilmiyorlar. Uyandığımda aklıma benden blog yazısı beklendiği geldi ve konusunu bulmuştum.

Önceki yazımda işe alışma, yani “onboarding” süreçlerinden bahsetmiştim. Rüyamda yaşadığım gibi, yeni bir yerde çalışmaya başladığında her şey yenidir ve önceki düzenlerden farklıdır. Bu yeni düzene alışabilmek için de olabildiğince bilgi alınması lazım. O zaman önce biz şirket olarak bu 1 yılda neler yaşadık, yeni çalışmaya başlayanlarla bu süreci nasıl geçirdik ona bakalım, sonrasında da neler yapılması gerektiğini elimden geldiği kadar anlatmaya çalışayım.

 

Bizim tarafta bu 1 yıl nasıl geçti?

Bizi tanıyanlar bilir, biz yüz yüze olmayı, sohbet etmeyi ve tartışmayı seven bir ekibiz. Bu süreç bize süreçleri yazılı olarak yürütmenin önemini daha net bir şekilde gösterdi. Hâlâ bazen “Bunları yazılı konuşun ya da ilgili herkesi bilgilendirin lütfen.” diye söylenmek zorunda kalıyorum. Yine de yazılı konuşmaya, gerekli olan durumlarda hızlı bir görüntülü ya da sesli görüşme yapmaya ve işlerimizi bu şekilde halletmeye alıştık.

Bir kere duvarları yıkabilmeye başladıktan sonra kendi içimizde rahatsız olduğumuz başka şeyleri de değiştirmeye başladık. Şirketin belki de en eski bağımlılığı olan Redmine’dan Linear’a geçtik mesela. Redmine’ı bırakınca, yıllardır oradaki Wiki sayfalarında biriktirdiğimiz onlarca dokümanı da uzun araştırmalar sonrasında seçtiğimiz BookStack yazılımına taşıdık (bunun hakkında nasıl blog yazısı yazmamışız, hayret!). Bunlarla beraber iş akışlarımız hızlandı, belge yazmak çok daha kolay hale geldi. Bizim tarafta işler iyiye gidiyor yani :).

1 yılını doldurduğumuz pandemi ve zorunlu evden çalışma süreci içinde birçok yeni kişi aramıza katıldı ve ilk defa farklı şehirlerden çalışanlarımız oldu. Şu anda biri Malatya’da, ikisi Ankara’da olmak üzere 3 kişi tamamen uzaktan çalışıyor. Bunlardan biri, kendi bilgisayarı yeterli olduğu için ofise gelmeye gerek duymadı ve kendisini hiç görmedik. Bu bizim için yeni ve farklı bir deneyimdi. Bu süreçte edindiğimiz deneyimlerle beraber, uzaktan çalışma koşullarında iş yaşamı serimde bir adım sonrasına geçiyorum.

 

Onboarding tamam, şimdi ne var?

İlk yazıda işe katılım sürecinden bahsettim. Şimdi oradan alıp biraz daha ilerisinde neler yapılması gerektiğinden bahsetmek istiyorum. Biraz da özeleştiri yapıp bizim eksik kaldığımız noktaları da ekleyeceğim.

Uzaktan çalışma koşullarında birisi işe başladığında, rüyamda da olduğu gibi en önemli şey iletişim oluyor. Doğru bilgiye ne kadar hızlı ve rahat ulaşabilirse, işe alışma ve sürece dâhil olma süresi de o kadar rahatlayıp kısalıyor. Bundan sonra odaklanmanız gereken bu kişinin mutluluğunu, rahatlığını ve motivasyonunu korumaya çalışmak. Bu kişilerden elde edeceğiniz verilerle ancak bunu sağlayabilirsiniz desem, çok şaşırmazsınız sanırım.

Her ne kadar siz süreci düzgün organize ettiğinizi düşünseniz de kontrolünüz dışında bir şeyler olabilir ve bilgilendirme süreci aksayabilir, ya da beklediğiniz gibi gitmez. Sonuçta siz de kendinizi değerlendirmelisiniz ve bunun en doğru yöntemi, doğrudan ilgili kişiden, yani işe yeni başlayan kişiden bilgi almaktır. Uzaktan çalışma döneminde kontrol dışı durumların olması çok normal.

İşe başladığında yaptığınız onboarding görüşmesinden sonraki 1. hafta, 1. ay ve 2. ayını doldurmadan önce birebir görüşme yapmanız, süreç için doğru olacaktır. İlk hafta yapılan görüşmenin amacı, işe alışmak için kullanacağı araçlara doğru bir şekilde ulaşıp kullanabiliyor mu diye bakmak. 1. ayın sonunda yapılacak görüşme daha çok iş akışları, insani ilişkileri ve projelere alışıp alışmadığı ile ilgili olacak. Sonuncu görüşme de fark etmişsinizdir, kanuni olarak deneme sürecinin sonuna denk geliyor. Burada hemen “kovulma” odağında düşünmüş olabilirsiniz ama asıl, kişinin işteki mutluluğunu sağlayıp sağlayamadığınızı görmeniz için yapılması gerekiyor bu toplantı. Yeni başlayan kişi mutsuz olduğu için işten ayrılsın istemezsiniz değil mi?

 

Birebir görüşmelerde neler konuşulmalı?

Bu görüşmelerin sayısını isterseniz arttırabilirsiniz de, en azından bu kadarını yapmanız gerekiyor. Peki bu görüşmelerde biz neler soruyoruz. İlk haftanın sonunda yapılan görüşmeden başlayayım. Öncelikle kullandığımız araçları deneyip denemediğini, hesaplarının düzgün şekilde oluşturulup ilk işlemleri yapıp yapmadığına bakıyoruz. Bunlar hem kullandığı bilgisayarla hem de görev takip sistemi gibi online araçlarla ilgili olabilir. Bunların yanı sıra iş yapış biçimleri ile ilgili de sorular sorulmalı, neyi nasıl yapacağını biliyor mu, hiç denemiş mi, akışta zorlandığı ya da yapamadığı bir şeyler var mı, rahat gelen kısımları neler sorulabilir. Bu görüşme sırasında kendisine verilen proje ile ilgili ne kadar bilgisi olduğu da sorulmalı. Yeterince bilgi iletilmiş mi, neyi neden yaptığımızı gösterebilmiş miyiz, önemli noktalar.

Bundan sonrası biraz da dedikodu kısmı sayılır. Ekip arkadaşlarıyla ne kadar tanışabildiği, ne kadar kaynaşabildiğini sorgulamanız gerekiyor. Toplantılara ne kadar dahil olabilmiş, kimlerle nasıl kaynaşabilmiş sorulabilir. Bunu elbette ki sorgular şekilde değil, dostane bir şekilde yapmanız lazım :). Çok büyük şirketlerde elbette bu kadar sürede çok kişi tanıyamaz. En azından rapor verdiği, rapor alacağı kişilerle ve yakın çalışacağı kişilerle tanışmış mı, öğrenebilirsiniz.

 

Uzaktan çalışmada ekip içi iletişim

İletişimle ilgili olan bir diğer kısım da kendi ekibi dışındaki ekiplerle iletişimi. Yine, kalabalık ekiplerde herkesle tanışması çok gerçekçi bir beklenti olamaz ama mesela bir Frontend geliştiricinin beraber çalışacağı tasarımcı ve Backend geliştirici ile tanışmış olmasını beklemeniz yerinde olur. Bu arada çaktırmadan yöneticilerle ilgili düşüncelerini de sorabilirsiniz. Tüm bu soruların bir sınav ya da birilerini azarlama fırsatı olarak kesinlikle görmemelisiniz. Bunlardan kendinize ders çıkarmanız gerekiyor. İletişimi doğru şekilde kuruyor muyuz, ekibin sinerji yakalaması için yeterince fırsat tanıyor muyuz diye değerlendirebilirsiniz.

İlk ayın sonunda yapacağınız ikinci görüşmede bunları daha detaylı ve net bir şekilde tekrar sorgulayabilirsiniz. Bu görüşmede elbette ki her şey ile ilgili daha net fikirlerinin olmasını, daha çok kişiyle sağlam bir iletişim akışı kurmuş olmasını ve kullandığı araçlarda hiç problem yaşamıyor olmasını bekleyebilirsiniz. Herhangi birinde hâlâ problem yaşanıyorsa, bu konu üzerinde ciddi olarak çalışmanız gerektiğini açık şekilde söyleyebilirim. İkinci ayın sonuna doğru yapılacak son görüşmede de artık ekibe alışmış olmasını, süreçleri ve araçları benimsemiş olmasını ve şirketinizde çalışmaya devam etmek istediğini duymak hedefiniz olmalıdır. 2 ay içinde bir kişi hâlâ süreçlerinizle ilgili sıkıntı yaşıyorsa, o süreçleri tamamen değiştirmek için neler yapmanız gerektiğini masaya ciddi bir şekilde yatırmanız gerekir.

 

Sıra geldi kurum kültürünün aktarımına

Aynı ofiste çalışırken kurum kültürünü aktarmak çok kolay. İş yaparken, öğle yemeklerinde, kahve ve çay kaçamaklarında neyi nasıl yaptığımızla ve neden bu şekilde yaptığımızla ilgili bilgilere çok rahat erişebiliriz. Örneğin biz geri dönüşüm konusunda hassas bir şirketiz. Ofiste de sadece 1 tane çöp kovası var. Bunun yanında her odada, içine ne konulduğu konusunda katı kurallarımız olan geri dönüşüm kutuları mevcut. Yeni başlayan birisinin bu konudaki hassasiyetlerimizi öğrenmesi yarım gün almıyor bu sayede. Peki, uzaktan çalışma döneminde kişiye bunu nasıl aktarabiliriz?

Başlangıç noktası, uzaktan çalışmadığımız dönemde de olduğu gibi “iletişim”. Birbirimizle ne kadar çok iletişim kurabilirsek, kurum kültürünün aktarılması da o kadar rahat olur. Bunun için, iş dışı konuları konuştuğumuz birkaç Slack kanalı mevcut. Ofiste beraber olsaydık paylaşacağımız haberleri, ilginç duyuruları, eğlenceli içerikleri bu kanallardan paylaşıp üzerinde tartışıyoruz. Aramıza yeni katılan birinin bizi tanımasını sağlarken bizim aramızdaki ilişkinin de zayıflamamasını sağlıyor. İsterseniz “Goy goy saatleri” diye özel toplantılar organize ederek ya da birçok şirketin yaptığı gibi “Kahve molası” şeklinde 10 dakikalık aralar organize ederek iletişimi sağlamlaştırabilir, sohbet ederek kültür aktarımını sağlanabilir. Biz toplantılara 5 dakika erken girip beklerken sohbet etmeyi tercih ediyoruz mesela.

Beraber çalışmaların organize edilmesi de bu konuda yardımcı oluyor. Örneğin Redmine üzerindeki wiki kayıtlarının yeni sisteme geçirilmesi için yarım gün hiçbir toplantı almadık. Bir video konferans ile bağlandık ve ofisçe bu geçişi sağladık. Birebir ya da grup olarak çalışmak isteyenler için ofisimiz hâlâ açık ama tercih etmiyoruz. Daha çok video konferans ya da sesli arama ile yapmayı tercih ediyoruz, bu şekilde de hem eğlenip hem çalışabildiğimizi keşfettik.

 

Önce şirket kültürünüzü inceleyin

Şirket kültürünü nasıl aktarırız diye düşünmeden önce aslında, şirket kültürümüz nedir diye düşünmeye başlamanız gerekiyor. Şöyle bir anket yaptığınızda herkesten farklı bir cümle çıkıyorsa öncelikle bunun için çalışmanız gerekiyor. Biz bunun için Çalışma İlkeleri belgesi hazırlamıştık ve çalışanlarla beraber bu belgeyi son haline getirip tüm pratiklerimizi yazıya dökmeye çalıştık. Bu sayede hem aktarılması kolaylaşıyor hem de herkesin farklı bir çıkarım yapmasının önüne geçilmiş oluyor.

Kültürün ana ögelerine karar verdikten sonra bunun gerçekten var olması için adımlar atmanız gerekiyor. Örneğin bizim gibi “Geri dönüşüme ve çevreye önem veriyoruz” diyorsanız çalışanlarınızın bu dönemde kağıt israfını önlemeye yönelik adımlar atmalısınız, süreçlerinizi olabildiğince dijital hale getirmelisiniz. Biz bunun için blog bölümünü de kullanıyoruz. Elimizden geldiği kadar blog yazarak hem öğrendiklerimizi paylaşmaya hem de şirket olarak yaptıklarımızı aktarmaya çalışıyoruz. Yeni başlayan kişilerin blog yazılarına göz atmasını öneriyoruz ki, bizimle ilgili daha çok bilgi edinsinler.

 

Bundan sonra neler yapmalısınız?

Bir çalışan işe başladı, süreçlere alıştı ve sizinle çalışmaya devam ediyor. Uzaktan çalışma sürecinde uzun dönemde neler yaşayacağız diye düşünme sırası geldi. Bundan sonra kültürün nasıl korunması gerektiği üzerinde duracağım. Bu hem yeni gelenleri hem de eski çalışanlarınızı ilgilendiren bir konu sonuçta. 1500 kelimeye geldiğime göre o da başka bir blog yazısının konusu olsun, izninizle :).